GDPR e dati biometrici: come trattarli in azienda in conformità al GDPR e nel rispetto della privacy dei dipendenti.
Perché i dati biometrici sono particolari
I dati biometrici – come impronte digitali, riconoscimento facciale o dell’iride – sono tra i dati personali più sensibili e unici. Questa unicità, che li rende ineguagliabili per l’identificazione, comporta tuttavia dei rischi: a differenza di password o PIN, i dati biometrici non sono sostituibili. Una volta compromessi, le informazioni biometriche non possono essere “cambiate,” e la loro cattiva gestione può esporre gli individui a danni permanenti. Nel contesto aziendale, l’uso dei dati biometrici sta diventando sempre più diffuso, poiché le imprese cercano soluzioni avanzate per la sicurezza. Tuttavia, il trattamento di questi dati è soggetto a regolamentazioni rigorose. Ad esempio il GDPR richiede alle aziende di adottare misure specifiche per garantire che vengano trattati in modo lecito e trasparente.
Cosa dice la normativa
Secondo il GDPR, i dati biometrici rientrano tra le categorie particolari di dati personali. In pratica, il loro trattamento è generalmente vietato a meno che non venga rispettata una delle eccezioni previste. La normativa stabilisce che i dati biometrici possono essere raccolti e trattati solo se esiste un valido consenso esplicito da parte dell’interessato oppure se il trattamento risulta essenziale per un obbligo specifico legato all’ambiente lavorativo o alla sicurezza. Ad esempio, in ambienti con livelli elevati di rischio per l’incolumità delle persone, come una centrale energetica, l’accesso può essere regolato tramite sistemi di identificazione biometrica. A patto però, che venga dimostrato che tali misure siano strettamente necessarie e non sostituibili con alternative meno invasive.
Esistono, tuttavia, confini chiari che le aziende non devono oltrepassare. L’uso dei dati biometrici deve essere sempre proporzionato e mirato. Raccogliere impronte digitali di tutti i dipendenti per accedere ai locali potrebbe essere considerato eccessivo se esistono alternative meno invasive come badge o tesserini. Inoltre, l’uso di dati biometrici per finalità generiche di monitoraggio, come la rilevazione di presenze, è considerato illegittimo dal punto di vista del GDPR a meno che non sia dimostrata la necessità di tale sistema rispetto a metodi alternativi. È fondamentale che le aziende giustifichino la raccolta dei dati biometrici e possano dimostrare la proporzionalità delle misure adottate.
Dati biometrici: come trattarli in azienda
Per le aziende che intendono utilizzare i dati biometrici, una delle prime azioni da intraprendere è la Valutazione di Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA). Questa procedura è essenziale, poiché consente di valutare preventivamente i rischi che il trattamento potrebbe comportare per la privacy dei dipendenti. Sulla base di questa valutazione il titolare del trattamento può adottare misure per mitigare rischi alla privacy. La DPIA fornisce anche un quadro chiaro che consente all’azienda di dimostrare la propria conformità alle normative in caso di ispezioni o audit.
Un altro aspetto fondamentale è la gestione del consenso e dell’informativa. Per ogni trattamento di dati biometrici, è necessario informare i dipendenti in modo trasparente e comprensibile su come verranno trattati i loro dati. Ma non solo: l’informativa dovrà anche indicare per quanto tempo saranno conservati e quali sono i loro diritti. Un esempio di buona pratica potrebbe essere quello di un’azienda che, per motivi di sicurezza, utilizza sistemi di riconoscimento facciale per l’accesso a specifiche aree riservate. In questo caso, oltre al consenso esplicito del dipendente, è importante che l’azienda illustri chiaramente i motivi per cui il trattamento è necessario e assicuri che i dati vengano conservati in modo sicuro e per il tempo strettamente necessario.
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Protezione dei dati biometrici
Sul fronte della protezione dei dati, le aziende devono adottare misure di sicurezza adeguate per garantire che i dati biometrici non siano accessibili a persone non autorizzate e siano protetti da possibili attacchi informatici. La crittografia dei dati, ad esempio, è una pratica essenziale per prevenire accessi non autorizzati. Inoltre, è fondamentale che il trattamento rispetti il principio di minimizzazione: le aziende devono raccogliere solo i dati strettamente necessari e garantire che non siano conservati più a lungo del necessario. Un’impresa che implementa il riconoscimento dell’impronta digitale per l’accesso ad aree sensibili, ad esempio, potrebbe configurare il sistema in modo che conservi le informazioni solo fino a che il dipendente è autorizzato a entrare in quell’area, eliminandole una volta che l’autorizzazione è revocata.
Limiti al Trattamento dei dati biometrici
Il GDPR stabilisce limiti chiari al trattamento dei dati biometrici, ponendo alcune condizioni imprescindibili:
- Necessità e Proporzionalità: i dati biometrici possono essere utilizzati solo in situazioni in cui altre soluzioni non risponderebbero adeguatamente alle esigenze di sicurezza. L’utilizzo del riconoscimento facciale per tracciare i movimenti dei dipendenti all’interno dell’azienda, ad esempio, sarebbe eccessivo rispetto a un badge di accesso.
- Divieto di Trattamento a Scopi di Sorveglianza Generale: l’utilizzo dei dati biometrici non può essere giustificato se destinato al monitoraggio costante dei dipendenti, se non in situazioni specifiche e ben delimitate. Questo tipo di trattamento va contro i principi di dignità e riservatezza sanciti dalla normativa.
- Conservazione Limitata nel Tempo: le informazioni biometriche devono essere conservate solo per il tempo strettamente necessario e poi cancellate in modo sicuro. L’azienda deve evitare di trattenere i dati oltre il periodo dichiarato, salvo specifici obblighi di legge.
- Consenso Libero e Informato: in molti casi, il consenso esplicito del dipendente è necessario, ma deve essere libero e non subordinato all’accesso ad altre funzionalità aziendali.
Per approfondire > Rilevazione impronte digitali sul posto di lavoro: intervento del Garante
Per saperne di più > le linee guida dell’EDPB sull’uso del riconoscimenti facciale per le forze dell’ordine
Conclusione
Trattare i dati biometrici in conformità con il GDPR richiede alle aziende di adottare un approccio responsabile e trasparente. È fondamentale non solo rispettare i requisiti normativi, ma anche assicurarsi che l’uso di queste tecnologie non comprometta la fiducia dei lavoratori. Un’azienda che implementa il trattamento di dati biometrici rispettando questi principi non solo evita potenziali sanzioni, ma rafforza la propria reputazione e promuove un ambiente lavorativo rispettoso dei diritti individuali.
